Работа на удаленке – это будущее для очень многих профессий. И пока компании присматривались к персоналу, который выполняет свои трудовые обязанности на дому, коронавирус внес коррективы во все области бизнеса. Переходить на удаленную работу пришлось как тем, кто уже планировал создавать виртуальный офис, так и тем, кто намеренно от него отказывался.
Однако если вы никогда прежде не работали на удаленке, вам будет сложно сразу принять все правила игры. Поэтому, предлагаем вам несколько советов, как перевести себя и свой офис в онлайн формат.
Организация места и создание атмосферы
Итак, вы начали работать удаленно. Мы не будем здесь оговаривать причины – это может быть как личное желание, так и решение компании. Про коронавирус писать точно нет смысла – он пройдет, а удаленная работа останется удаленной. И, вполне вероятно, многие уже никогда не вернутся в офисы. Поэтому создаем офис у себя дома:
Исключаем отвлекающие факторы
Если вы живете с семьей, то очень важно объяснить всем домочадцам, что с 8 до 18 вы на работе. Вы не можете «вынести мусор», «прибить гвоздь», «пожарить блинчики» или «нарисовать собачку». Вы заняты и это должен понимать каждый. Не забываем и про доступ к играм, соцсетям и поглотителям времени. Кстати, как бороться с прокрастинацией на рабочем месте, можно почитать тут.
Одно из приятных занятий при переходе на удаленку – это организация рабочего места. Вы – полноправный хозяин, больше никто не унесет вашу любимую ручку, вам не надо прятать шоколадку, а милые безделицы не идут вразрез с корпоративными правилами.
Настраиваем приложения и сеть
Для удаленной работы необходим ряд приложений и, внезапно (!), хороший интернет. Поэтому необходимо убедиться, что ваше подключение соответствует требованиям, а все приложения, сервисы и программы настроены и работают должным образом.
Расписание рабочего дня
Для создания рабочей атмосферы подготовьте себе расписание на каждый день. Обязательно ставьте будильник и занимайтесь работой ровно столько, сколько бы вы занимались ею в офисе. Это важно, так как дома можно не только начать работать меньше, но и превратиться в трудовую машину 24х7. В первом случае вам обязательно прилетит от шефа, а во втором – вы выгорите за пару недель, да так, что потом никакой отпуск не поможет. Работать надо в меру и по расписанию. Используйте будильник, чтобы не пропускать обеденное время, разминки и отдых для глаз.
Не забываем про одежду
Вы на работе. Даже если вам не нужно проводить видеоконференции или собеседования, специалисты рекомендуют каждое утро надевать на себя одежду, отличную от пижамы и халата. Так вы настроитесь на рабочий лад, у вас не будет желания залезть под одеяло вместе с ноутбуком, а в случае внезапного видеозвонка – вы будете при параде. Хотя, конечно, все индивидуально.
Связь и общение с коллегами
Кстати о видеозвонках и других средствах связи. Даже если вы заядлый интроверт и очень не любите общение, это не повод отказываться от него на все 100%. Удаленная работа – это та же работа, что и в офисе. Только теперь вместо курилок – чаты, вместо планерок – видеконференции, вместо беглого решения вопроса по ходу дня – личный звонок. Переходя на удаленную работу необходимо продолжать поддерживать связь с коллегами на том же уровне, какой был в офисе. Хотя излишнюю трату времени стоит сократить. Просто помните – вы все еще одна команда, и от вашей сплоченности, взаимной поддержки и правильно настроенной коммуникации зависит итоговый результат.
Использование облачных технологий
Создание онлайн офиса – это очень важный этап перехода на удаленную работу. Многие компании начинают использовать облачные технологии, мессенджеры и планировщики задач до начала перехода в онлайн. Все это значительно экономит время, позволяет отслеживать выполнение задач и поддерживать коммуникацию внутри подразделений. А еще это влияет на продуктивность.
Когда компания переходит в онлайн полностью, ей предстоит организовать виртуальный офис, в котором все сотрудники будут учтены, все задачи будут закреплены за соответствующим специалистом, а коммуникация будет модерироваться. Для этого существует ряд эффективных и доступных сервисов, среди которых:
- Системы управления проектами: Trello, GitLab, Active Collab и пр.
- Облачные хранилища данных: Google Диск, Яндекс.Диск, Облако Mail.ru.
- Мессенджеры: Viber, Telegram, Skype и пр.
- Сервисы работы с текстом, презентациями, таблицами от Google.
Советы для руководителя
Переход на удаленную работу зачастую становится непосильной задачей для руководителей. Ведь так удобно видеть всех в офисе, отслеживать работу каждого на рабочем компьютере, обсуждать рабочие моменты при личном разговоре или в ходе общего собрания. Но, как мы уже сказали выше, удаленка – это будущее. И к этому будущему необходимо адаптироваться. Вот несколько советов для руководителей, чьи офисы превратились в виртуальные.
Используйте планировщики задач
Документация и учет выполнения поставленных задач избавит вас от «головной боли» постоянного контроля и слежения. Системы управления проектами созданы специально для того, чтобы руководитель мог распределять задачи и получать автоматизированные отчеты об их выполнении. Это позволяет максимально эффективно использовать каждый рабочий час.
Контролируйте рабочее время сотрудников
Использование программ мониторинга деятельности персонала на удаленке – это сложный вопрос, но чаще всего руководитель и подчиненный приходят к компромиссу и общему согласию. Подробнее о законности мониторинга персонала можно прочитать тут.
Держите связь
Используйте все удобные методы связи с персоналом. Создавайте чаты для важных объявлений, текущих вопросов, ведите личную переписку. Проводите видеосовещания. Все это будет держать сотрудников в тонусе и поддерживать рабочую атмосферу. Главное – не переусердствуйте, и дайте людям больше времени для работы, а не ее обсуждения.
Будьте Руководителем
Управление удаленным офисом – это сложная задача, которая требует терпения, строгости и умения распределять таски максимально эффективно. В то же время, руководитель должен уметь хвалить своих подчиненных, отмечать их успехи и направлять там, где им требуется помощь.
—
Переход на удаленный офис помогает сократить расходы на транспорт, содержание офиса и время. Но на каждого сотрудника возлагается ответственность за самоорганизацию, контроль времени и выполнения возложенных на него задач. Для облегчения перехода на удаленную работу существует масса приложений и программ, позволяющих контролировать выполнение работы, отслеживать продуктивность и поддерживать коммуникацию. Важно с особой ответственностью подходить к организации своего трудового дня в домашних условиях, чтобы результативность не только оставалась на достойном уровне, но и возрастала.
